外部毛毯订单

策略

发布一揽子采购订单是为了与外部供应商或威斯康辛州另一个机构或市政当局建立账户，用于多次购买合同或豁免书未涵盖的类似商品。

在订单金额低于$5,000的情况下，处理这些购买的首选方法是使用Purchasing Card。

根据所选帐户代码的规定，发出一揽子订单购买用品或服务（包括意外设备修理）。针对一揽子订单的单笔交易或放行不得超过5,000美元。未包含在总括订单总体描述中的订购项目可能被视为非法采购（参见PPP #5，非法采购）。采购部门将审查一揽子订单交易，以确定是否存在非法采购。不恰当地使用毛毯/订单可能会导致毛毯/开放式供应商毛毯订单特权的终止。

过程

部门通过在PeopleSoft中输入采购订单来请求一揽子订单。

确定总订单的开始和结束日期，并估计总订单期间预计支出的负担金额。（可以通过向采购部门发送电子邮件请求修改来调整产权负担。）
一揽子订单的有效期最长为12个月。各部门不得在采购订单开始日期之前或截止日期之后对采购订单下订单。由101到119或150基金资助的一般项目收入（GPR）的一揽子订单到期日期必须在州财政年度结束时（6月30日）到期。任何其他资金来源可以重叠州财政年度，但不得超过12个月或资金来源结束之日。对于使用联邦拨款的一揽子订单，优先考虑符合财政年度截止日期。
各部门在收到采购订单的部门副本后，可以开始使用一揽子订单进行采购。向供应商提供完整的10位数一揽子订单号，核实发货地址，并提供联系人姓名和电话号码。该部门应提醒供应商，发票应参考综合订单号，并且必须发送到应收帐款，财务总监办公室，2420 Nicolet Dr., Green Bay 54311。
通知供应商，任何延期订购的货物必须根据原始放行单上的总订单号开具发票。
如果需要更改或取消现有的一揽子订单，请参阅PPP #11，更改或取消订单以了解正确的程序。当退货或交换物品时，请参阅PPP #13，退货材料授权。各部门可以通过登录到PeopleSoft Financials的Wisconsin Data Mart （WISDM）网站/controller/wisdm/index.htm来监控总订单的产权负担余额。各部门必须遵循内部程序来增加或减少产权负担。

有关发票批准、账单错误或其他有争议的发票的问题可直接联系应付账款，电话：x2206。有关外部毛毯订单的问题，请致电x2598与采购部联系。打印本政策的友好版本